Devoirs du chef de bureau

Souvent, surtout dans les petites organisations,un directeur de bureau est appelé un secrétaire ordinaire. Ce message semble beaucoup plus solide, mais le fait que les fonctions du chef de bureau sont différentes des secrétaires (bien qu'elles aient certainement beaucoup en commun), rarement quelqu'un se soucie de cette affaire.

Quelle est la responsabilité de cet employé? Tout d'abord, les fonctions du chef de bureau comprennent le travail avec des documents. L'employé accepte la correspondance reçue, l'enregistre, l'envoie au destinataire, l'envoie aux archives si nécessaire. Il accepte également les candidatures d'autres employés, les transmet à la signature du chef de la direction, les certifie avec un sceau, puis les rend. Les tâches du chef de bureau comprennent le travail avec la documentation interne: l'impression des commandes et leur enregistrement, le stockage, l'envoi aux archives et la comptabilité, le travail avec la correspondance sortante. Si nécessaire, il devrait être capable de travailler avec n'importe quel équipement de bureau: télécopieur, scanner, copieur, et également dactylographier et imprimer des documents. La préparation d'une salle pour les présentations, la tenue des procès-verbaux des réunions, la réunion et la réception des invités et des clients de l'entreprise font également partie des tâches d'un chef de bureau.

Souvent, l'employé doit faire face àtâches de secrétariat traditionnelles: la distribution de partenaires ou de gérants invités dans les hôtels, la réservation de chambres, les billets d'avion et les billets de train. Selon les spécificités de l'entreprise, le chef de bureau peut également représenter son entreprise dans les négociations commerciales, ainsi que remplir une partie des tâches du responsable RH: trouver de nouveaux employés, créer des programmes d'incitation et de formation et postuler à un emploi. Parfois, il s'occupe de la mise en œuvre de la technologie de l'information, le développement de nouveaux programmes.

Les fonctions d'un gestionnaire de bureau impliquent de savoir:

  1. Les lois et les règlements qui réglementent les activités juridiques, d'information et commerciales de l'entreprise.
  2. Principes fondamentaux de la gestion, du marketing, de l'entrepreneuriat et des affaires.
  3. Les fondamentaux de la sociologie, la psychologie, l'éthique de la communication d'entreprise, travailler avec le personnel et le public.
  4. La procédure de rédaction des propositions commerciales, des rapports, des plans, des contrats et des accords.
  5. Les bases de la gestion, les bases de l'ergonomie et la protection du travail.

En plus des tâches énumérées, les responsabilitésle gestionnaire de bureau inclut l'inventaire dans le bureau et fournit les fournitures nécessaires (fournitures de bureau, papier et autres accessoires) qui sont nécessaires pour le travail des employés. En outre, il est tenu de tenir des registres de ces documents, d'en assurer la délivrance, de déterminer la procédure de réception, d'organiser et de suivre le paiement des fournitures. Les tâches du chef de bureau comprennent le contrôle de l'état du matériel de bureau, qui comprend: l'appel du maître pour les réparations, le remplacement rapide des consommables (par exemple, cartouches), en cas d'impossibilité de réparation, le remplacement du matériel de bureau.

En fonction des règles adoptées dans l'entreprise et de sesLa taille du gestionnaire de bureau accepte les appels et les télécopies, les redirige vers le bon employé, envoie des télécopies et appelle les clients et les partenaires, ou contrôle le travail des secrétaires, y compris la surveillance de la culture de leur discours. En outre, les fonctions du chef de bureau comprennent la surveillance de l'état sanitaire du bureau lui-même, l'organisation des réparations prévues, l'appel du personnel technique pour dépanner (par exemple, le remplacement des lampes ou des commutateurs de coulée).

En général, cette liste peut augmenter ouêtre réduit en fonction du lieu de travail. Par conséquent, il est nécessaire de demander à l'étape de l'entrevue ce que fait le chef de bureau (les fonctions d'un employé dans cette entreprise).

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