Gestionnaire de bureau - qui est-ce? Fonctions officielles du chef de bureau

« Plankton », « managery » - toutes ces définitions peu flatteuses appliquent au travail des employés de bureau. Mais un tel travail est-il inutile? Gestionnaire de bureau - qui est-ce? Quelle est la portée de ses fonctions?

Gestionnaire de bureau - qui est-ce?

gestionnaire de bureau qui est
La profession de chef de bureau est souvent confondue avec la profession de secrétaire. Mais il y a toujours une différence entre ces spécialités. Alors, le chef de bureau - qui est-ce?

Le gestionnaire de cette zone est un bureaugestionnaire ou administrateur. Il réglemente le travail de bureau, étant un important lien informatif entre les employés et les supérieurs, les clients et les employés, etc.

Plus l'activité d'une organisation est active, plus elle a de problèmes avec les petites questions d'organisation quotidiennes et la documentation. Leur mise en œuvre et fournit un gestionnaire de bureau.

Il s'assure que tous les documents actuels, ainsi queaussi les ordres des autorités ont été formalisés de la manière appropriée. Dans le même temps, les commandes managériales doivent être livrées à temps aux employés de l'entreprise, toutes les réclamations des visiteurs doivent être prises en compte et les suggestions des employés doivent être transmises aux autorités.

Ainsi, le travail de bureau, ainsi que les communications dans l'entreprise, tombent en partie sur les épaules des gestionnaires de bureau.

Lieu de travail et salaire

bureau du directeur
Le chef de bureau est nécessaire dans toute entreprise, àqui a un bureau, un manager et au moins quelques employés. Dans les petites organisations, la liste des tâches d'un tel spécialiste est beaucoup moins que, par exemple, dans une grande entreprise. Dans une grande entreprise, les chefs de bureau peuvent être plusieurs, et chacun d'eux est affecté à son département.

Il se trouve que la demande pour ces spécialistesest assez élevé et, probablement, continuera de croître. Mais seulement il n'y a pratiquement aucune perspective d'avancement de carrière. Surtout si, en plus de la gestion de bureau, une personne ne possède plus aucune profession.

Compte tenu du fait que les tâches ne sont pas trop compliquées,la concurrence pour un emploi, au moins en Russie, assez élevé - 6 personnes pour un emploi. Dans le même temps, les salaires sont faibles par rapport aux normes de capital - 27 mille roubles.

Dans la capitale culturelle - Saint-Pétersbourg - le salaire de similaireles employés sont en dessous d'environ 5-7 000, et la concurrence est plusieurs fois supérieure. Plus la périphérie du pays est éloignée, plus le salaire est bas et plus les candidats sont nombreux.

Qualités personnelles nécessaires

gestionnaire de bureau d'instructions
Commandes que le chef de bureau reçoit commerègle, besoin d'une mise en œuvre urgente et rapide. Par conséquent, du demandeur pour le poste, tout d'abord, le devoir, la vitesse et la ponctualité sont nécessaires. Aussi une bonne mémoire et la capacité de se concentrer.

La personne occupant ce poste devrait être amicale et sociable, car dans certaines situations, elle agit en tant que représentant de l'entreprise.

Le chef de bureau doit avoir un discours compétent et logique, ainsi que sa propre éthique des affaires, car il est souvent attiré par l'organisation de négociations commerciales et de réunions d'entreprise.

Des connaissances utiles, comme le numéro de téléphone d'un bonélectricien ou la prestation de services de repas, aussi, ne pas interférer. Après tout, dans de nombreuses entreprises, la commande dans le bureau, ainsi que la satiété des employés sont également contrôlées par le gestionnaire.

Compétences requises d'un gestionnaire de bureau

gestionnaire d'images de bureau

  1. La première exigence pour un tel employé -possession confiante du PC et d'Internet. Si, en plus de Word et Excel, le soumissionnaire possédera Photoshop ou « Bureau pikcher Manager » - ceci est une autre raison de prendre le travail était le sien, pas quelqu'un d'autre.
  2. Impression à haute vitesse. La possibilité de saisir rapidement des textes est l'une des principales pour un chef de bureau.
  3. Les compétences en gestion administrative, obtenues dans des travaux antérieurs, sont obligatoires si une personne est employée dans une grande entreprise.
  4. Compétences de travail de bureau. Le maintien de la documentation est l'une des principales responsabilités de ce type de spécialiste, donc sans connaissances de base, il est indispensable.
  5. Utilisation confiante de l'équipement de bureau. Télécopieurs, imprimantes, scanners - tout ceci devrait relever de la compétence du chef de bureau.
  6. Compétences pour la communication alphabète et diplomatique. Le chef de bureau doit non seulement communiquer avec compétence, mais il doit aussi être capable de résoudre les situations de conflit, si nécessaire.
  7. Connaissance de la langue étrangère. Dans les grandes entreprises internationales, un chef de bureau doit avoir au moins une langue anglaise de base.

Dispositions générales de description de poste

fonctions de gestionnaire de bureau pour un curriculum vitae
Job-Office-Manager Instructionest approuvé par le directeur général de la société. Dans différentes entreprises, il peut différer par certains points, mais en général, ses dispositions de base ne changent pas. Avec l'instruction de travail, il est nécessaire de se familiariser même avant la signature du contrat de travail, alors ne pas se plaindre que cela ne faisait pas partie de vos plans pour remplir certaines fonctions.

Les dispositions générales peuvent spécifier:

  • qui est responsable de l'acceptation d'un gestionnaire de bureau pour le travail;
  • qui a le droit de le libérer de ses fonctions;
  • qui obéit à l'employé;
  • qui obéit au chef de bureau;
  • qui exerce les fonctions de chef de bureau en son absence, etc.

En règle générale, les directeurs de bureau obéissent au directeur général. En charge des administrateurs du bureau sont les courriers, les chauffeurs, les nettoyeurs, etc.

En outre, en général les dispositions peuvent être spécifiées, l'employé avec quel niveau de compétence peut être pris pour le poste décrit.

Droits directs

commentaires du gestionnaire de bureau
Le prochain élément de l'instruction est les tâches du chef de bureau.

Pour les résumés de recherche d'emploi souventLes candidats écrivent une colonne distincte, quelles sont les tâches qu'ils ont effectuées sur le travail précédent dans le bureau. Ainsi, l'employeur obtient plus d'informations sur les compétences du candidat.

Quels éléments peuvent être inclus dans les fonctions immédiates d'un gestionnaire de bureau?

  1. Supervision des appels téléphoniques. L'employé doit répondre aux appels entrants, au mieux de ses capacités à répondre aux questions de ses adversaires, et informer les autorités des informations qu'il lui a été demandé de transmettre.
  2. Supervision de la documentation. Stockage et comptabilité des documents, contrôle de la correspondance, exécution des ordres, etc. Sont les fonctions directes d'un gestionnaire de bureau.
  3. Reproduction de documents Sur l'affectation spéciale du chef, l'employé effectue des travaux de copie et de multiplication.
  4. Enregistrement de lettres, demandes - c.-à-d. maintenir la correspondance avec les partenaires, les clients ou les fournisseurs à la demande du superviseur immédiat.

Les fonctions d'un gestionnaire de bureau peuvent inclure au moins six autres types de travail. Mais dans chaque entreprise, la charge des spécialistes de cette catégorie est déterminée individuellement.

Droits de gestionnaire de bureau

Toute instruction d'un chef de bureau comprend non seulement des devoirs, mais aussi des droits.

  1. Pour fournir des informations complètes. Pour effectuer certaines tâches, le chef de bureau a le droit d'exiger la fourniture de cette quantité d'informations, y compris des informations confidentielles, selon ses besoins.
  2. Sonder les propositions de rationalisation. Si pour l'organisation de travaux de bureau des innovations ou des commandes supplémentaires du directeur général sont nécessaires, le gestionnaire a le droit de leur proposer d'entrer.
  3. Exiger des conditions de travail appropriées. Si le service ne peut pas être effectué en raison du manque de conditions nécessaires, le gestionnaire de bureau peut exiger qu'ils soient créés.
  4. Agir dans les limites de la compétence. Après avoir étudié la description de poste, l'employé a le droit de prendre des décisions de manière autonome et de donner des ordres, mais seulement dans le cadre de ses compétences.

C'est un ensemble de droits approximatif qu'un gestionnaire de bureau a. Ils peuvent être complétés ou réduits en fonction des spécificités de l'établissement.

La responsabilité

Le chef de bureau est une profession qui aussiassume une certaine responsabilité. Sa portée et la sanction pour violation des règles sont déterminées par chaque employeur sur une base individuelle. Les points les plus communs sur lesquels repose la responsabilité, dans les descriptions de travail ressemblent à ceci.

  1. Pour attitude négligente à leurs devoirs. L'exécution intempestive des ordres et toute autre négligence est la faute de l'employé à qui il faut répondre.
  2. Pour la divulgation d'informations confidentielles. Dans les contrats de travail et les descriptions de travail, vous devez lire attentivement les clauses de confidentialité de l'information. Pour sa divulgation, vous pouvez souvent perdre votre emploi.
  3. Pour violation de la sphère de compétence. Les actions au-delà de la sphère de compétence de l'employé sont inacceptables.
  4. Pour violation de la réglementation du travail, etc. La violation de l'horaire de travail, de la sécurité incendie ou des règles de sécurité est également la responsabilité de l'employé.

Avantages et inconvénients de la profession

Cette profession a, comme beaucoup d'autres, un certain nombre d'avantages et d'inconvénients. Alors, quels sont les avantages de travailler pour un gestionnaire de bureau?

Commentaires des employés qui travaillent sur ceEn premier lieu, relier, tout d'abord, à la forte demande pour cette profession: après avoir acquis une certaine expérience dans ce domaine, trouver un lieu mieux payé n'est pas difficile. Les compétences de l'activité administrative et économique acquises dans le processus de travail sont pertinentes dans la vie quotidienne. En outre, le travail en tant que gestionnaire de bureau vous permet de développer vos compétences en communication.

profession de gestionnaire de bureau
Parmi les inconvénients - augmentation psychologiquecharge, que les employés éprouvent, parce que dans une journée de travail, il est nécessaire de résoudre un grand nombre de questions diverses. De plus, les gestionnaires, en plus des tâches directes, imposent souvent aux gestionnaires de bureau des demandes personnelles et des affectations supplémentaires.

Où étudier la profession?

Gestionnaire de bureau, qui il est - est clair à partir de ce qui précède. Cependant, où pouvez-vous apprendre cette profession?

Une faculté spéciale qui prépareraitgestionnaires de bureau, il n'y a personne à l'université. Mais assez souvent la tête veut être occupée par une personne ayant une éducation supérieure. Quel type d'éducation sera, n'est pas toujours important - l'essentiel est que le candidat est diplômé de l'université. Dans les villes de province, ce poste peut être pris même après 9 classes d'éducation. Chaque entreprise décide individuellement quel gestionnaire de bureau elle requiert.

L'employeur sera surtout intéressé par d'autres caractéristiques du candidat:

  • s'il a travaillé auparavant dans ce domaine;
  • comment bien l'ordinateur possède;
  • si le travail de bureau sait;
  • possède des langues, etc.

Vous ne pouvez pas négliger les compétences de communication d'une personne. Si ces indicateurs sont en ordre - les chances d'obtenir un emploi augmentent.

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